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Saber si lo que estamos haciendo vale la pena o no, si satisface nuestras expectativas y necesidades de ingreso, puede saberse al tanteo, si sentimos que nos está yendo bien. También podemos intentar una forma más ordenada y segura.
Se trata de registrar de manera organizada todo lo que gastamos y todo lo que obtenemos como ingreso de nuestras actividades.
Si lo hacemos, podemos detectar cuando las cosas andan bien o mal en tres momentos clave: a la hora de comprar, de producir (si es el caso) y de vender.
Se trata de que realicemos registros detallados de las entradas y salidas de dinero, gastos, cobros y pagos, llevando un adecuado control de estos movimientos. Al comparar lo que gastamos con lo que producimos y vendemos estaremos verificando que el negocio funcione.
Para ello podemos llevar sencillos registros de cada uno de estos grandes conceptos. Observa los siguientes formatos para que te puedas basar en ellos cuando los necesites. |
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Compras
En este formato podemos anotar todos los productos o servicios que adquirimos en un periodo de tiempo, por ejemplo un mes. Un ejemplo sencillo puede ser: |
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Producción
En este renglón se trata de anotar la cantidad y precio de los bienes o servicios que hacemos en un periodo de tiempo, puede ser quince días o un mes. Veamos un ejemplo de formato: |
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Ventas
Aquí, anotamos lo vendido en el transcurso de un periodo de tiempo que igual puede ser un mes. |
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Las compras, producción y ventas normalmente no coinciden en el tiempo. De modo que primero se compran los materiales, luego se produce y después se vende. Con el tiempo, mientras se compra lo de un pedido se vende lo que se compró en otro momento. Los registros anteriores nos sirven para que no se pierda nada en el proceso o que lo detectemos con claridad.
Además, estos registros nos permiten analizar si los precios de nuestros proveedores están aumentando y cómo afecta a nuestros ingresos. Por otro lado, podemos analizar si con la misma cantidad de materiales producimos lo mismo o más, detectando posibles desperdicios en el proceso.
Finalmente, comparando nuestros ingresos con nuestros gastos y lo que tenemos en materiales o equipo, podemos saber si estamos ganando o solamente estamos obteniendo lo mínimo para sostenernos o incluso si ya empezamos a perder.
Cuando se obtienen ganancias se dice que el negocio está en números negros, y cuando se tienen pérdidas se dice que nuestra actividad está en números rojos. A todo mundo le interesa estar en números negros y alejarse de los números rojos.
Por ello, para estar seguros del color de nuestros números, es conveniente realizar la comparación de nuestros gastos con nuestros ingresos. Hacer lo que llaman un balance. Los formatos para ello pueden obtenerse en papelerías. Una propuesta sencilla de formato para registro de ingresos y egresos es la siguiente: |
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Las cuentas claras son una forma de demostrar que estás firmemente comprometido con el futuro de tu proyecto y de que lo piensas llevar adelante de manera organizada. Desde luego, las actividades de contabilidad, junto con otras, pueden delegarse a personas de confianza que tengan la capacidad de hacerlo para que tú te dediques a mantener y desarrollar tu proyecto de acuerdo con las necesidades del mismo.
No es recomendable estar siempre tras la caja. Abrir nuevos mercados, diversificar la producción o el giro de ventas, introducir innovaciones, llevar la dirección del conjunto de las actividades, son tareas propias del emprendedor que logra desarrollar su proyecto con éxito y que delega otras actividades con confianza en las capacidades y la colaboración de los demás.
Esta puede ser la imagen que te proyectes de lo que ahora inicies. Para alcanzarla y darle vida hay que recorrer el camino y hacer todo lo necesario. |
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